Open the system's address in your browser. You'll land on the sign-in page — enter the email and password your administrator gave you, then select Log in.

ناونیشانی سیستەمەکە لە وێبگەڕەکەت بکەرەوە. دەگەیتە لاپەڕەی چوونەژوورەوە — ئیمەیل و وشەی نهێنی کە بەڕێوەبەرەکەت پێیداویت بنووسە، پاشان چوونەژوورەوە دابگرە.

What you can see and do depends on the role your administrator assigned you. The role badges throughout this guide show which parts of the system apply to you.

ئەوەی دەتوانیت ببینیت و بیکەیت پشت بە ڕۆڵێکەوە دەبەستێت کە بەڕێوەبەرەکەت پێت داوە. نیشانەکانی ڕۆڵ لە درێژایی ئەم ڕێبەرەدا نیشان دەدەن کوێ بەشێکی سیستەم بۆ تۆ کاردەکات.

The dashboard is what you see right after signing in. It's the fastest way to look someone up and see the department's overall numbers.

داشبۆرد یەکەم شتێکە کە دەیبینیت دوای چوونەژوورەوە. خێراترین ڕێگایە بۆ گەڕان بەدوای کەسێکدا و بینینی ژمارە گشتییەکانی بەش.

• Search box — type an employee's code or name; matches drop down as you type. Pick one to load their profile below.
• Profile panel — degree, specialty, dates, current position, computed length of service, and a timeline of everything that has happened in their record.
• KPI cards — department-wide totals: employees, promotions, allowances, leaves, commendations, penalties.
• Charts — leave by type, promotions/allowances over the last ten years, and a breakdown of all record types.
• Top employees table — ranked by combined promotions and allowances; click a name to load their profile.

• سندوقی گەڕان — کۆد یان ناوی فەرمانبەرێک بنووسە؛ هاوتاکان بە نووسینەکەت پیشان دەدرێن. یەکێک هەڵبژێرە بۆ بارکردنی پرۆفایلەکەی لە خوارەوە.
• پانێڵی پرۆفایل — بڕوانامە، پسپۆڕی، بەروارەکان، شوێنی ئێستا، ماوەی خزمەتی هەژمارکراو، و هێڵکاری هەموو ڕووداوەکانی تۆمارەکەی.
• کارتی ئامار — کۆی گشتی بەشەکە: فەرمانبەران، تەرفیع، علاوە، مۆڵەت، سوپاسنامە، سزا.
• هێڵکارەکان — مۆڵەت بەپێی جۆر، تەرفیع و علاوە بۆ دە ساڵی ڕابردوو، و دابەشبوونی هەموو جۆرەکانی تۆمار.
• خشتەی باشترین فەرمانبەران — بەپێی کۆی تەرفیع و علاوە ڕیزبەندی کراوە؛ کرتە لەسەر ناوێک بکە بۆ بارکردنی پرۆفایلەکەی.

Open Employees from the top menu for the full staff list. Search by code or name, filter by status or specialty, and click any column heading to sort — for example by hire date, to see who has served longest.

فەرمانبەران لە پێڕستی سەرەوە بکەرەوە بۆ لیستی تەواوی فەرمانبەران. بەپێی کۆد یان ناو بگەڕێ، بەپێی دۆخ یان پسپۆڕی پاڵاوتن بکە، و کرتە لەسەر ناونیشانی ستوونێک بکە بۆ ڕیزبەندی — بۆ نموونە بەپێی بەرواری دامەزراندن، بۆ بینینی کێ زۆرترین ماوەی خزمەتی هەیە.

Adding a new employee

زیادکردنی فەرمانبەری نوێ

1. Select + New employee at the top of the list.
2. The employee code is suggested automatically (next number after the last one used) — you can change it if needed, as long as it stays unique.
3. Fill in name, degree, specialty, birth date, and first appointment date. The appointment order number accepts Arabic-Indic numerals (١٢٣٤) exactly as written on the paper order.
4. Status defaults to Active. Only change it, or set a calculation-date override, when someone retires, resigns, or is terminated — see the tip below.
5. Select Save. You'll land on the employee's profile page.

1. + فەرمانبەری نوێ لە سەرووی لیستەکە هەڵبژێرە.
2. کۆدی فەرمانبەر بە شێوەیەکی خۆکار پێشنیار دەکرێت (ژمارەی دواتر لەدوای دوایین کۆدی بەکارهاتوو) — دەتوانیت بیگۆڕیت ئەگەر پێویست بوو، بەمەرجێک هەر یەکجار بمێنێتەوە.
3. ناو، بڕوانامە، پسپۆڕی، بەرواری لەدایکبوون و بەرواری یەکەم دامەزراندن پڕبکەرەوە. ژمارەی فەرمانی دامەزراندن ژمارە عەرەبی-هیندییەکان وەردەگرێت (١٢٣٤) بە هەمان شێوەی سەر کاغەزی فەرمانەکە.
4. دۆخ بە شێوەی سەرەکی دەبێتە چالاک. تەنها ئەگەر کەسێک بازنشتە بوو، لەکار کێشایەوە، یان دەرکرا بیگۆڕە، یان بەرواری هەژمارکردنی تایبەت دابنێ — ئامۆژگاری خوارەوە ببینە.
5. پاشەکەوتکردن هەڵبژێرە. دەگەیتە لاپەڕەی پرۆفایلی فەرمانبەرەکە.

The employee profile page

Opening any employee shows their full record on one page: personal details, the same computed statistics as the dashboard, and four tabs — Promotions & Allowances, Title & Location, Leaves, and Commendations & Penalties — covered next. A Print service record button generates a one-page PDF summary of everything, ready for an HR file.

لاپەڕەی پرۆفایلی فەرمانبەر

کردنەوەی هەر فەرمانبەرێک تۆماری تەواوی لە یەک لاپەڕەدا پیشان دەدات: وردەکاری کەسی، هەمان ئامارە هەژمارکراوەکانی داشبۆرد، و چوار خشتەبڕگە — تەرفیع و علاوە، نازناو و شوێن، مۆڵەتەکان، و سوپاسنامە و سزا — کە لە خوارەوە باسیان دەکەین. دوگمەی پرینتی تۆماری خزمەت پەڕگەیەکی PDF لە یەک لاپەڕەدا دروست دەکات کە هەموو شتێک لەخۆدەگرێت، ئامادە بۆ پەڕگەی سەرچاوە مرۆیی.

Each of the four record types works the same way. Reach them either as a tab on an employee's profile (already filtered to that person), or from the top menu as a standalone list covering every employee — useful for department-wide filtering, e.g. "everyone on unpaid leave last year."

هەر چوار جۆرەکانی تۆمار بە هەمان شێوە کاردەکەن. دەستیان پێدەگات یان وەک خشتەبڕگە لەسەر پرۆفایلی فەرمانبەرێک (پێشتر پاڵاوتراوە بۆ ئەو کەسە)، یان لە پێڕستی سەرەوە وەک لیستێکی سەربەخۆ کە هەموو فەرمانبەران دەگرێتەوە — سوودبەخشە بۆ پاڵاوتنی گشتی بەش، بۆ نموونە "هەموو ئەوانەی ساڵی ڕابردوو مۆڵەتی بێ مووچەیان بووە."

To add a record: select + Add, fill the form that appears, and Save. To change one, select Edit on its row; to remove it, select Delete (it moves to the recycle bin, not gone for good — see below).

بۆ زیادکردنی تۆمار: + زیادکردن هەڵبژێرە، فۆرمەکە پڕبکەرەوە کە دەردەکەوێت، و پاشەکەوتکردن بکە. بۆ گۆڕینی یەکێک، دەستکاری لەسەر ڕیزەکەی هەڵبژێرە؛ بۆ لابردنی، سڕینەوە هەڵبژێرە (دەچێتە سەبەتەی زبڵ، بە تەواوی نافەوتێت — لە خوارەوە ببینە).

Anywhere you see Excel or PDF buttons — the employee list, any history table, or a single employee's page — the export respects whatever search and filters are currently applied. Filter first, then export, to get exactly the slice you need.

لە هەرکوێیەک دوگمەی Excel یان PDF ببینیت — لیستی فەرمانبەران، هەر خشتەیەکی مێژوویی، یان لاپەڕەی تاکە فەرمانبەرێک — دەرهێنانەکە ڕێز لەو گەڕان و پاڵاوتنانە دەگرێت کە لەو کاتەدا چالاکن. یەکەم پاڵاوتن بکە، پاشان دەریبهێنە، بۆ ئەوەی تەنها ئەو بەشە بەدەست بهێنیت کە پێویستت پێیەتی.

The single-employee Print service record PDF is the closest match to the old paper personnel file — every section on one printable page, in Kurdish, ready to hand to HR.

PDFـی پرینتی تۆماری خزمەتی تاکە فەرمانبەر نزیکترین هاوتای دۆسیەی کاغەزی کۆنە — هەموو بەشەکان لە یەک لاپەڕەی چاپکراویدا، بە کوردی، ئامادە بۆ دانان بە سەرچاوە مرۆییەوە.

Deleting anything — an employee or any history entry — never destroys it immediately. It moves to the recycle bin, organized in the same five tabs you already know. From there, Restore brings it back exactly as it was, or Delete permanently removes it for good. The second action cannot be undone, so use it deliberately.

سڕینەوەی هەر شتێک — فەرمانبەرێک یان هەر تۆمارێکی مێژوویی — هەرگیز دەستبەجێ نافەوتێت. دەچێتە سەبەتەی زبڵ، بە هەمان پێنج خشتەبڕگە کە پێشتر دەتزانی. لەوێوە، گەڕاندنەوە بە هەمان شێوەی پێشوو دەیگەڕێنێتەوە، یان سڕینەوەی هەمیشەیی بۆ هەمیشە لایدەبات. کردارە دووەم ناتوانرێت پووچەڵ بکرێتەوە، بۆیە بە وریاییەوە بەکاری بهێنە.

From Users in the top menu, administrators create accounts for new staff, change someone's role, or remove access. Select + New user, fill in their name, email, a starting password, and a role — then Save. Editing an existing user and leaving the password blank keeps their current one unchanged.

لە بەکارهێنەران لە پێڕستی سەرەوە، بەڕێوەبەران هەژمار بۆ ستافی نوێ دروست دەکەن، ڕۆڵی کەسێک دەگۆڕن، یان دەستپێگەیشتن لادەبەن. + بەکارهێنەری نوێ هەڵبژێرە، ناو، ئیمەیل، وشەی نهێنی سەرەتایی و ڕۆڵ پڕبکەرەوە — پاشان پاشەکەوتکردن. دەستکاریکردنی بەکارهێنەرێکی هەبوو و بەتاڵهێشتنەوەی وشەی نهێنی، وشەی نهێنی ئێستای بەبێ گۆڕانکاری دەهێڵێتەوە.

• Length of service is always calculated live — from first appointment date to today (or the calculation-date override), minus total unpaid leave days. It updates itself; nobody needs to recalculate anything by hand.
• The search box in the top bar works from any page and jumps straight to the filtered employee list.
• Sorting — on the employee list, click Code, Name, or First appointment to sort; click again to reverse the order.
• Every change is logged with who made it and when, for accountability — ask an administrator if you ever need that history.

• ماوەی خزمەت هەمیشە بەشێوەیەکی زیندوو هەژمار دەکرێت — لە بەرواری یەکەم دامەزراندنەوە هەتا ئەمڕۆ (یان بەرواری هەژمارکردنی تایبەت)، کەمکراوە کۆی ڕۆژانی مۆڵەتی بێ مووچە. خۆی نوێ دەکاتەوە؛ کەس پێویست ناکات بە دەست هیچ شتێک دووبارە هەژمار بکاتەوە.
• سندوقی گەڕان لە نواری سەرەوە لە هەر لاپەڕەیەکەوە کاردەکات و ڕاستەوخۆ دەگاتە لیستی پاڵاوتراوی فەرمانبەران.
• ڕیزبەندی — لە لیستی فەرمانبەران، کرتە لەسەر کۆد، ناو، یان یەکەم دامەزراندن بکە بۆ ڕیزبەندی؛ دووبارە کرتەی لێبکە بۆ گۆڕینی ئاڕاستە.
• هەموو گۆڕانکارییەک تۆمار دەکرێت لەگەڵ ئەوەی کێ کەی کردوویەتی، بۆ پرسیارکردنەوە — ئەگەر ڕۆژێک پێویستت بەو مێژووە بوو لە بەڕێوەبەرێک بپرسە.